A HAYS BELSŐ TOBORZÁSI ADATVÉDELMI SZABÁLYZATA

BEVEZETÉS

• A Belső toborzási adatvédelmi szabályzat azon egyénekre vonatkozik, akik a Haysnél szeretnének elhelyezkedni.
• A Belső toborzási adatvédelmi szabályzat leírja, hogyan gyűjtjük, használjuk fel és kezeljük a személyes adatait, és mindeközben hogyan felelünk meg az Önnel kapcsolatos jogi kötelezettségeinknek. Adatainak biztonsága fontos a számunkra, és elkötelezetten védjük és óvjuk adatvédelmi jogait. 
• Ha személyes adatainak kezelését abból a célból is kéri tőlünk, hogy megfelelő pozíciókat találjunk Önnek a Hays ügyfeleinél vagy más harmadik feleknél, úgy ezen adatkezelés tekintetében Általános adatvédelmi szabályzatunk vonatkozik Önre. Ez megtalálható a weboldalunkon.

• A kétségek elkerülése érdekében a Belső toborzási adatvédelmi szabályzat nem vonatkozik a Hays belső pozíciókra jelentkező Munkavállalóira – ha Ön ebből a szempontból érintett, úgy tájékozódjon a Hays intranetén elérhető külön Munkavállalói adatvédelmi szabályzatból.
• Ha elfogad egy munkalehetőséget a Haysnél, a Munkavállalók személyes adatainak kezelését illetően a Munkavállalói adatvédelmi szabályzatból tájékozódhat, amelyet a belépési folyamat során biztosítunk Önnek.

• A vonatkozó adatvédelmi előírások (többek között az Általános adatvédelmi rendeletet ((EU) 2016/679 rendelet) (a továbbiakban: „GDPR”) céljából a személyes adataiért felelős cég („Hays” vagy „mi”) az 1. mellékletben található meg.
• A Belső toborzási adatvédelmi szabályzat időről időre módosulhat. Kérjük, látogasson el erre az oldalra, ha naprakész akar maradni, mert az adatvédelemmel kapcsolatos felfogásunk esetleges változtatásait itt fogjuk közzétenni.
• Ha bármilyen szempontból elégedetlen Belső toborzási adatvédelmi szabályzatunkkal, akkor Önnek bizonyos jogai vannak, amelyeket adott esetben szintén ismertetünk.
• A Belső toborzási adatvédelmi szabályzat a teljes nemzetközi hálózatunkban, az érintett országokban érvényes. A különböző országok az adatvédelmet némileg eltérő módon közelíthetik meg, ezért a Belső toborzási adatvédelmi szabályzat országspecifikus részeket is tartalmazhat.  Az országspecifikus feltételek összefoglalóit megtalálja a 3. mellékletben. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy minden vonatkozó adatvédelmi előírásnak megfeleljünk az Ön tartózkodási helyétől függetlenül.

MILYEN SZEMÉLYES ADATOKAT GYŰJTÜNK AZ ÖN TOBORZÁSÁVAL KAPCSOLATBAN?    

• Adatokat gyűjtünk Önről a Toborzási folyamat zökkenőmentes lebonyolítása érdekében, például ha erre jogos érdekünk van, mert mérlegeljük az Ön alkalmazását egy adott pozícióra, valamint jogi és szabályozási kötelezettségeink betartása érdekében. E cél érdekében az adott körülményektől és a vonatkozó helyi jogszabályoktól és követelményektől függően néhány vagy minden alább felsorolt információt gyűjthetünk. Ez egy nemzetközi szabályzat, és fontos megjegyezni, hogy bizonyos joghatóságokban az alábbiakban ismertetett adatok némelyikének kezelését jogszabály tiltja a számunkra. Ilyen esetekben az adatokat ezen joghatóságokban nem fogjuk kezelni.  A tájékozódás megkönnyítése érdekében az alábbi lista második részében feltüntettük az olyan adatok legfontosabb példáit, amelyeket bizonyos joghatóságokban kezelhetünk, sőt kötelesek is vagyunk kezelni, kezelésük más joghatóságokban viszont tiltott a számunkra:
  • név;
  • kor/születési idő;
  • elérhetőségi adatok, például cím, e-mail-cím és a telefonszám;
  • személyi szám;
  • nem;
  • fénykép;
  • családi állapot;
  • önéletrajz;
  • végzettségi adatok;
  • korábbi foglalkoztatottsággal kapcsolatos adatok, korábbi munkahelyek;
  • referenciaszemély adatai;
  • az Ön aláírása, többek között elektronikus formában;
  • bevándorlási státusz (szüksége van-e munkavállalási engedélyre);
  • állampolgárság / születési hely;
  • a vezetői engedély és/vagy útlevél/személyazonosító igazolvány másolata;
  • társadalombiztosítási szám (vagy ezzel egyenértékű, az Ön országában használt azonosító) és egyéb, adózással kapcsolatos információk;
  • jelenlegi vagy korábbi pozíciójának/pozícióinak adatai, beleértve a javadalmazását, nyugdíj- és juttatási megállapodásokat;
  • további információk, amelyeket Ön oszt meg velünk;
  • további információk, amelyeket a referenciaszemélyei osztanak meg velünk Önről;
  • a helyi előírások által megkövetelt további információk; és
  • egyéb információk, amelyeket más harmadik fél forrásokból szerzünk.
• Amint azt fentebb jeleztük, néhány fontosabb példa olyan adatokra, amelyeket egyes joghatóságokban kezelünk, kezelésük más joghatóságokban viszont tiltott a számunkra (és amelyeket ennek megfelelően ezen joghatóságokban nem kezelünk):
  • pénzügyi információk (többek között ha pénzügyi háttérellenőrzéseket kell végeznünk);
  • sokféleséggel kapcsolatos információk, ideértve a faji vagy etnikai származást, vallási vagy más hasonló meggyőződést és a fizikai vagy mentális egészséget, ideértve a fogyatékossággal kapcsolatos információkat is;
  • szexuális orientáció;
  • biometrikus adatok;
  • CCTV-felvétel, ha Ön meglátogatja az irodánkat;
  • büntetett előélettel kapcsolatos adatok; és
  • az Ön által a Hays részére küldött, a Hays Rendszerein áthaladó kommunikáció, beleértve az e-maileket, azonnali üzeneteket, közösségi oldalakra küldött hozzászólásokat, SMS-eket és alkalmazásalapú üzeneteket (például WhatsApp).
• Kérjük, vegye figyelembe, hogy az általunk gyűjtött személyes adatok fenti listái nem teljes körűek.
• A fent említett személyes adatok némelyikét vagy mindegyikét kezelni fogjuk a Toborzási folyamat zökkenőmentes lebonyolítása és annak érdekében, hogy megalapozott döntést hozhassunk arról, hogy Ön alkalmas-e a szóban forgó pozícióra (vagy egyéb, a körülményektől függően esetleg elérhető, megfelelő pozíciókra).

• Ha elutasítja ezen adatok megadását, a szóban forgó személyes adatok típusától és az adatok kezelésének okaitól függően elképzelhető, hogy a Toborzási folyamatot nem fogjuk tudjuk folytatni.
• A személyes adatai felhasználására és kezelésére vonatkozó jogalapok részletesebb megismerése érdekében tájékozódjon az alábbi, Az adatok általunk végzett kezelésének jogi alapjai című fejezetből. 

HOGYAN GYŰJTJÜK SZEMÉLYES ADATAIT?

Személyes adatait három fő módon gyűjtjük:

1. Ön által megadott személyes adatok;
2. Más forrásokból származó személyes adatok; és
3. Automatikusan gyűjtött személyes adatok.

Az alábbiakban e módszerek mindegyikével kapcsolatban talál részleteket.

Ön által megadott személyes adatok

• A Haysnek a Toborzási folyamat megfelelő lebonyolításához tudnia kell Önről bizonyos információkat.
• Számos módon oszthat meg információkat velünk. Adott esetben és a helyi jogszabályokkal és előírásokkal összhangban például:

• Ha álláspályázatot nyújt be a Haysnek a weboldalunkon vagy más toborzási portálon keresztül;
• Ha álláspályázatot nyújt be a Haysnek e-mailen keresztül;
• Ha álláspályázatot nyújt be a Haysnek állásportálokon (pl. Monster és StepStone) keresztül;
• Ha álláspályázatot nyújt be a Haysnek közösségi oldalakon (például LinkedIn) keresztül;
• Ha álláspályázatot nyújt be a Haysnek az önéletrajza vagy egy pályázat elküldésével, akár nyomtatott formában, akár elektronikus úton;
• Ha állásbörzén vagy a Hays által szervezett más karrierrendezvényen regisztrál, hogy szeretne több információt kapni tőlünk, ideértve azt is, amikor – adott esetben – az általunk tartott előadás másolatának elküldését kéri tőlünk;
• Ha mentori vagy ösztöndíjprogramokra nyújt be pályázatot;
• Ha az interjúja során kitölt egy jelölti jelentkezési lapot;
• Ha korábban jelöltként kapcsolatba lépett Haysszel, és igénybe kívánta venni a Hays szolgáltatásait egy harmadik fél szervezetnél való munkavégzéshez;

• A Hays Munkavállalói számára a Toborzási eljárás során Ön által megadott információk;
• Ha kitölti közvetítői tesztünket a weboldalunkon (ha az Ön joghatóságában ez érhető).

Más forrásokból származó személyes adatok

• Más forrásokból is kapunk Önre vonatkozó személyes adatokat. Az adott körülményektől és a vonatkozó helyi jogszabályoktól és előírásoktól függően ezek a következő helyzetekben kapott személyes adatokat foglalhatják magukban:  
  • Önre vonatkozó információk, amelyeket akkor szereztünk meg, amikor harmadik féltől származó forrásokat, például a LinkedInt és más álláskereső oldalakat böngésztünk a Haysnél lévő pozíciókkal kapcsolatos, potenciális Toborzás céljára;
  • amikor a Hays egy Munkavállalója ajánlja Önt nekünk például a belső toborzási csapatainkon keresztül, akkor megosztja velünk az Ön személyes adatait;
  • ha Önt munkaközvetítő iroda vagy tanácsadó ajánlotta a számunkra, ez is megoszthatta velünk az Ön személyes adatait;
  • a belső toborzási csapataink valamelyike által szerzett információk – ezek például karrieroldalról vagy egyetemi évkönyvből szerezték meg az Ön adatait;
  • harmadik felektől szerzett információk – például korábbi Hays-alkalmazottaktól, akik ajánlják Önt valamilyen pozícióra;
  • olyan harmadik fél szolgáltatóktól szerzett információk, amelyek ellenőrzik számunkra az Ön hátterét;
  • az Ön referenciaszemélyei is adhatnak meg személyes adatokat Önről;
  • ha „kedveli” az oldalunkat Facebookon, vagy „követ” bennünket Twitteren, megkapjuk a személyes adatait ezekről az oldalakról.

Automatikusan gyűjtött személyes adatok

• Adott esetben és a helyi jogszabályokkal és előírásokkal összhangban automatikusan gyűjthetjük a személyes adatait a következő módokon:

• • az Ön által a Hays részére küldött, a Hays Rendszerein áthaladó kommunikáció, beleértve az e-maileket, azonnali üzeneteket, közösségi oldalakra küldött hozzászólásokat, SMS-eket és alkalmazásalapú üzeneteket (például WhatsApp).
  • ha meglátogatja a weboldalunkat, az Ön IP-címe, a dátum, valamint a weboldalunk megtekintésének időpontjai és gyakorisága, illetve az, hogy miként böngészi annak tartalmát. Adatokat gyűjtünk Öntől akkor is, ha kapcsolatba lép velünk a weboldalon keresztül, például a csevegési funkció használatával.
  • cookie-k segítségével a weboldalunk meglátogatásakor, a böngészője cookie-beállításainak megfelelően. A weboldalaink használatából származó adatokat felhasználhatjuk arra is, hogy egyéb szempontból továbbfejlesszük az Önnel folytatott kommunikációnkat. Ha többet szeretne megtudni a cookie-król, beleértve azt is, hogy hogyan használjuk őket, és milyen lehetőségek állnak az Ön rendelkezésére, tekintse meg Általános adatvédelmi szabályzatunkat.

HOGYAN HASZNÁLJUK FEL SZEMÉLYES ADATAIT?

A Toborzási adatokat általában a következő módokon használjuk:

1. A Toborzási folyamat zökkenőmentes működésének biztosítására
2. Az Ön pozíciókra való alkalmasságának felmérésére;
3. Az esélyegyenlőség figyelemmel kísérésére (adott esetben és a helyi törvényi előírásoknak megfelelően);
4. Jogi követelések előterjesztésére, érvényesítésére, illetve védelmére; és
5. Hogy segítsenek nekünk az Ön támogatásában és jogi kötelezettségeink megértésében, ha Ön valamilyen betegségben vagy fogyatékosságban szenved.

Az alábbiakban e célok mindegyikével kapcsolatban talál részleteket.

A Toborzási folyamat zökkenőmentes működésének biztosítása

• Az alábbiakban felsoroljuk azokat a különböző helyzeteket, amelyekben az Ön személyes adatait adott esetben és a helyi jogszabályoknak és követelményeknek megfelelően erre a célra kezelhetjük és felhasználhatjuk:
  • Adatok gyűjtése Öntől és más forrásokból, például a referenciaszemélyeitől;

o  Adatai átadása toborzóknak, akik új Munkavállalók keresésében segítenek nekünk;

o  Annak lehetővé tétele, hogy a toborzók fel tudják venni Önnel a kapcsolatot a pozíciót illetően;

• • Annak lehetővé tétele, hogy a toborzási vezetőink el tudják dönteni, kínáljanak-e munkát Önnek;
  • Az Ön jövőbeli munkavégzési feltételeinek meghatározása;
  • A belső toborzók átadhatják az adatait a toborzási vezetőinknek, hogy megbeszéljék, alkalmas-e Ön egy adott pozícióra a Haysnél;
  • Képesítéseinek értékelése egyes munkakörök vagy feladatok céljára, beleértve a kinevezésére vonatkozó döntéseket;
  • Az Ön tájékoztatása az álláspályázatának eredményéről;
  • Az általunk kapott adatok ellenőrzése külső források (pl. pszichometriai értékelések vagy készségtesztek) alapján vagy információkérések segítségével (pl. referenciák, képzettségek és az esetleges büntetett előélettel kapcsolatos dokumentumok a megfelelő mértékben és a helyi jogszabályok betartásával);
  • Adatai tárolása és továbbítása (és szükség esetén frissítése) belső toborzási adatbázisainkban és azok között, valamint jelöltkövetési rendszereinkben;
  • A bűntények feltárásával vagy az adók és egyéb díjak beszedésével kapcsolatos jogi kötelezettségeinknek való megfelelés;
  • Nyilvántartás vezetése az Ön interjúiról, illetve egyéb értékelésekről;
  • Az Önnek nyújtandó állásajánlattal kapcsolatos szervező munka;
  • Elégedettségi felmérések készítése Toborzási folyamatunkkal kapcsolatban;
  • Bizonyos helyi törvényi előírások függvényében (elismerve, hogy egyes joghatóságokban, amelyekben működünk, az adatkezelés ezen formái közül némelyek megengedettsége nagymértékben korlátozott):
    • Az Ön által a Hays részére küldött, a Hays Rendszerein áthaladó kommunikáció figyelése, beleértve az e-maileket, azonnali üzeneteket, közösségi oldalakra küldött hozzászólásokat, SMS-eket és alkalmazásalapú üzeneteket (például WhatsApp);
    • Biztonsági adatok nyilvántartásának vezetése, hogy biztosan tudhassuk, éppen ki tartózkodik a telephelyünkön egy adott időpontban; és
    • CCTV működtetése a telephelyünkön a Munkavállalók és a tulajdon biztonsága érdekében.
  • A Toborzási folyamatból eredő egyéb kötelezettségek vagy szükséges követelmények teljesítése.
  • Ha Ön sikeresen kinevezést nyer egy adott pozícióra, személyes adatainak átvitele belső HR-rendszereinkbe; és
  • Ha a Hayshez benyújtott álláspályázata sikertelennek bizonyul, kezelhetjük személyes adatait annak érdekében, hogy bemutassuk Önt a Hays-csapat egy másik tagjának, akivel megbeszélheti, szeretné-e, ha továbbra is kezelnénk a személyes adatait, hogy segíthessünk Önnek ügyfeleink egyikénél állást találni. Ezen esetben Ön „jelöltté” válik, és az Általános adatvédelmi szabályzatunk feltételei fognak vonatkozni Önre.

Az Ön pozíciókra való alkalmasságának felmérése

• A szokásos emberierőforrás-folyamatok mellett a technika fejlődésével a jövőben lehetőségünk nyílhat arra, hogy gépi tanulást, profilalkotást és algoritmusokat vegyünk igénybe a Toborzással kapcsolatos döntések meghozatala, adott pozíciókra való alkalmasságának pontosabb felmérése, valamint a Toborzási folyamatokkal összefüggő egyéb döntések során. Ez izgalmas lehetőség számunkra üzleti folyamataink továbbfejlesztése és a sikeres munkavégzés biztosítása terén. Adott körülmények között, és ha jogilag megengedett, e tevékenységek némelyikének elvégzéséhez kikérhetjük az Ön hozzájárulását.

Az esélyegyenlőség figyelemmel kísérése 

• Elkötelezettek vagyunk amellett, hogy Toborzásfolyamataink megfeleljenek az esélyegyenlőséggel kapcsolatban vallott elveinknek. Egyes joghatóságokban, ahol az ilyen adatok kezelése a helyi törvényi követelményeknek megfelelően megengedett, az Önről gyűjtött adatok némelyike a „sokféleséggel kapcsolatos információk” átfogó kategóriájába eshet. Ezek lehetnek az etnikai hovatartozásával, nemével, fogyatékosságával, életkorával, szexuális orientációjával, vallási vagy egyéb meggyőződésével, gyermeknevelési/-gondozási tevékenységével és/vagy társadalmi-gazdasági hátterével kapcsolatos információk. Adott esetben és csakis a helyi jogszabályoknak és követelményeknek megfelelően ezeket az információkat felhasználhatjuk anonim módon az esélyegyenlőségi előírásainknak való megfelelőség ellenőrzése érdekében.

Jogi követelések előterjesztése, érvényesítése, illetve védelme

• Kevésbé megszokott esetekben személyes adatait felhasználhatjuk, hogy jogi igényeket terjesszünk elő, érvényesítsünk vagy védjünk meg.

Segítség az Ön támogatásában és jogi kötelezettségeink megértésében, ha Ön valamilyen betegségben vagy fogyatékosságban szenved

• Ha az Ön bármilyen betegségben vagy fogyatékosságban szenved, akkor a helyi jogszabályok és előírások betartásával rögzíthetjük ezek részleteit, hogy szükség esetén az interjú során alkalmazott és egyéb Toborzási folyamatokat észszerűen átalakíthassuk.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy a személyes adatok használatára e célra igénybe vett módszerek fenti listája nem teljes.

Személyes adatait csak arra a célra használjuk fel, amelyre az adatot gyűjtöttük, kivéve, ha észszerűen úgy véljük, hogy azt más okból is használnunk kell, és ez az ok az eredeti céllal összefér. Ha személyes adatait nem kapcsolódó célra kell felhasználnunk, értesítjük Önt, és ismertetjük a jogi alapot, amely ezt lehetővé teszi a számunkra.

A személyes adatai a fentiek szerinti felhasználására és kezelésére vonatkozó jogalapok részletesebb megismerése érdekében tájékozódjon az alábbi, „Az adatok általunk végzett kezelésének jogi alapjai” című fejezetből.

Kérjük, ne feledje, hogy bizonyos joghatóságokban, ahol vállalatunk tevékenykedik, személyes adatai általunk történő felhasználásának módjára további szabályok vonatkozhatnak. Az Ön joghatóságában érvényes ezen további szabályokkal kapcsolatos információkért tekintse meg a 3. mellékletet.

KIVEL OSZTJUK MEG SZEMÉLYES ADATAIT?

• Adott esetben és a helyi jogszabályoknak és követelményeknek megfelelően egyes személyes adatait különböző módokon és különböző okokból megoszthatjuk a következő kategóriákba eső személyekkel:  
  • cégcsoportunk bármelyik vállalatával (ez magában foglalhatja tengerentúli irodáinkat is);
  • családjával és személyes képviselőivel;
  • külső harmadik fél (például pszichometriai tesztelést végző) szervezetekkel, üzlettársakkal és hivatásos tanácsadókkal, hogy felmérhessük az adott pozícióra való alkalmasságát;
  • adott esetben toborzókkal, akik segítenek nekünk megtalálni az Önnek megfelelő pozíciót;
  • olyan egyénekkel és szervezetekkel, amelyek az Ön referenciájával vagy hozzánk benyújtott álláspályázatával kapcsolatos információkkal rendelkeznek – ilyenek például a jelenlegi vagy múltbeli munkáltatók, bevándorlási hivatalok, tanárok, vizsgabizottságok, valamint foglalkoztatási és toborzási irodák;
  • jogi kötelezettségeink teljesítése érdekében harmadik felekkel, például a bevándorlási előírások kapcsán;
  • olyan harmadik felekkel, amelyek az Ön pénzügyi előéletével kapcsolatos információkkal rendelkeznek, például pénzügyi szervezetekkel, hitelminősítőkkel, adósságbehajtási és -követési szervezetekkel;
  • adott esetben egészségügyi szakemberekkel, például a háziorvosával vagy foglalkozás-egészségügyi szakemberrel;
  • harmadik félként működő szolgáltatókkal, akik a mi nevünkben végeznek feladatokat (beleértve a külső tanácsadókat, üzlettársakat és szaktanácsadókat, például az ügyvédeket, könyvvizsgálókat és könyvelőket, műszaki támogatási funkciókat és informatikai tanácsadókat, akik tesztelési és fejlesztési munkát végeznek a vállalati technológiai rendszereinken;
  • harmadik félként működő, kiszervezett informatikai szolgáltatókkal és dokumentumtárolást biztosító szolgáltatókkal, ahol megfelelő adatfeldolgozási megállapodás (vagy hasonló) van érvényben;

• • jogvitákban részt vevő vagy abban segítséget nyújtó harmadik felekkel (ideértve a jogi tanácsadókat, tanúkat, szakértőket és igazságügyi, valamint igazságügyi szerepet betöltő hatóságokat);
  • harmadik felekkel, akik az ajánlások, végzettségek és a büntetett előélet ellenőrzését végzik a számunkra, olyan mértékben, amennyiben ezen ellenőrzések helyénvalóak és a helyi jogszabályoknak megfelelnek; és
  • ha a Hays a jövőben egy másik céggel egyesül vagy egy másik cég felvásárolja (vagy komoly egyeztetéseket folytat erről a lehetőségről), személyes adatait megoszthatjuk az üzlet vagy cég (potenciális) új tulajdonosaival.

HOGYAN VÉDJÜK SZEMÉLYES ADATAIT?

• Számunkra fontos az adatvédelem. Ezért megtesszük a szükséges intézkedéseket, amelyek célja az adatokhoz való illetéktelen hozzáférés és az azokkal való visszaélés megakadályozása. Ezek közé tartoznak az adatbiztonság esetleges megsértésének kezelésére irányuló intézkedések.
• Elkötelezettek vagyunk minden észszerű és szükséges lépés megtételére a tárolt személyes adatok védelme és a visszaélés, az adatvesztés és az illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében. Ezt számos megfelelő műszaki és szervezeti intézkedéssel garantáljuk.

• Ha visszaélés, adatvesztés vagy illetéktelen hozzáférés gyanúja merül fel Önben a személyes adataival kapcsolatban, kérjük, azonnal tudassa ezt velünk. A kapcsolatfelvételhez szükséges részleteket az 1. mellékletben találja. 

MENNYI IDEIG ŐRIZZÜK MEG A SZEMÉLYES ADATAIT?

• A (Belső toborzási adatvédelmi szabályzatban részletezett) jogaitól függően a normál üzletmenet részeként kezeljük adatait onnantól kezdve, hogy először kapcsolatba lép velünk, egy a Toborzási folyamat véget érését követő, adott időszak lezárultáig. Ennek pontos időtartama az adatok típusától, jogos üzleti igényeinktől és egyéb jogi vagy szabályozási előírásoktól függ, amelyek megkövetelhetik, hogy bizonyos minimális időszakokra megőrizzük az adatait.  Például megőrizhetjük adatait egy bizonyos ideig a bevándorlási ellenőrzésekkel kapcsolatos helyi törvényi követelmények betartása érdekében, vagy hogy képesek legyünk válaszolni az Ön részéről a jövőben a Toborzási eljárással kapcsolatban érkező kérdésekre.
• A különböző típusú személyes adatok megfelelő megőrzési időtartamának meghatározásakor mindig figyelembe vesszük a szóban forgó személyes adatok mennyiségét, jellegét és érzékenységét, a személyes adatok jogosulatlan használata vagy átadása által okozott kár lehetséges kockázatát, hogy milyen célokra kell kezelnünk az adatokat, és hogy e célokat elérhetjük-e más módon is (természetesen a fent leírt jogi, szabályozási és kockázatkezelési kötelezettségeink teljesítése mellett).
• Ha úgy találjuk, hogy személyes adatainak megőrzése többé nem szükséges, az adatokat Töröljük a Rendszereinkből.

HOGYAN ÉRHETI EL, MÓDOSÍTHATJA VAGY VONHATJA VISSZA AZ ÖN ÁLTAL MEGADOTT SZEMÉLYES ADATOKAT? 

A GDPR egyik fő célja az uniós polgárok és magánszemélyek adatvédelmi jogainak megóvása és tisztázása az EU-ban. Még akkor is vannak különböző jogai a személyes adataival kapcsolatban, ha már tároljuk őket – ezeket az alábbiakban ismertetjük.

Ha kapcsolatba kíván lépni velünk ezekkel a jogokkal kapcsolatban (vagy ha bármelyiket gyakorolni szeretné), kérjük, forduljon hozzánk az 1. mellékletben felsorolt elérhetőségek valamelyikén. Indokolatlan késedelem nélkül és minden esetben egy hónapon belül (ez az időtartam kibővíthető, ha arra jogilag lehetőségünk nyílik) igyekszünk válaszolni a kérésére. Kérjük, vegye figyelembe, hogy az üzeneteit megőrizhetjük, hogy ez segítsen megoldani az Ön által felvetett problémákat.

A GDPR a következő jogokat biztosítja Önnek a személyes adataival kapcsolatban:

Tiltakozáshoz való jog

• Ez a jog lehetővé teszi, hogy tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen, ha az adatkezelést az alábbi négy indok valamelyike miatt végezzük: (i) mert jogos érdekeinknek megfelel; (ii) hogy elláthassunk egy közérdekű feladatot vagy közhatalmi jogosítványunkat gyakoroljuk; és/vagy (iii) hogy direktmarketing-anyagokat küldjünk Önnek; és (iv) tudományos, történelmi, kutatási vagy statisztikai céllal.
• A legnagyobb valószínűséggel a Toborzási folyamatra a fenti „jogos érdekek” kategória vonatkozik, és ha az Ön tiltakozása azzal kapcsolatos, hogy személyes adatait mi azért kezeljük, mert az értelmezésünk szerint ez megfelel a jogos érdekeinknek, úgy mi kötelesek vagyunk helyt adni a tiltakozásának, és felhagyni ezzel a gyakorlattal, kivéve ha:
  • képesek vagyunk bemutatni, hogy kényszerítő erejű, jogos indokaink vannak az adatkezelésre, amely elsőbbséget élvez az Ön érdekeivel szemben; vagy

• • jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges az adatok kezelése.

Hozzájárulás visszavonásához való jog

• Ha megszereztük a hozzájárulását a személyes adatok kezelésére bizonyos tevékenységek céljából (pl. automatikus profilozáshoz), bármikor visszavonhatja a hozzájárulását, és mi beszüntetjük az adott, korábban Ön által engedélyezett tevékenységet, hacsak nem gondoljuk úgy, hogy másik jogalap is indokolja az adatok ezen célú kezelését, amely esetben tájékoztatjuk erről a körülményről.

Érintetti hozzáférési kérelem benyújtására való jogosultság (DSAR)

• Megerősítést kérhet tőlünk azzal kapcsolatban, hogy milyen adatokat tárolunk Önről egy adott pillanatban, és kérelmezheti ezen információk módosítását, frissítését vagy Törlését. A kérelméről további információkat kérhetünk Öntől. Ha hozzáférést biztosítunk az Önről tárolt információkhoz, nem számítunk fel ezért díjat, kivéve, ha a kérelme „egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó”. Ha ezen adatokról további másolatokat kér tőlünk, ha ez jogilag megengedett, észszerű adminisztratív költséget számíthatunk fel Önnek.  Ha arra jogi lehetőségünk nyílik, elutasíthatjuk a kérelmét. Ha elutasítjuk a kérelmét, annak okáról tájékoztatjuk Önt.

• Kérjük, ne feledje, hogy bizonyos joghatóságokban, ahol vállalatunk tevékenykedik, további helyi törvényi előírásoknak kell megfelelnünk az érintettek adathozzáférési kérelmeivel kapcsolatban, és ezen jogszabályok alapján elutasíthatjuk a kérelmét. Az Ön joghatóságában érvényes ezen további követelményekkel kapcsolatos információkért tekintse meg a 3. mellékletet.

Törléshez való jog

• Bizonyos körülmények között jogában áll kérelmezni a személyes adatai „törlését”. Általában az információnak meg kell felelnie az alábbi követelmények egyikének:
  • az adatok már nem szükségesek arra a célra, amely miatt eredetileg összegyűjtöttük és/vagy kezeltük őket;
  • ha korábban megadta, úgy már visszavonta a hozzájárulását az adatkezelésünkhöz, és nincs egyéb érvényes indoka annak, hogy folytassuk az adatok kezelését;
  • az adatokat törvénytelenül kezeltük (vagyis a GDPR előírásainak nem megfelelő módon);
  • az adatok törlése annak érdekében szükséges, hogy megfeleljünk a ránk mint adatkezelőre vonatkozó EU-s vagy tagállami törvényi előírásoknak; vagy
  • ha azért kezeljük az adatokat, mert jogos érdekeink alapján azt szükségesnek ítéljük, Ön kifogásolja az adatkezelést, mi pedig nem tudunk olyan elsőbbséget élvező jogi alapot bemutatni, amely indokolná az adatkezelés folytatását.
• Kérjük, ne feledje, hogy bizonyos joghatóságokban, ahol vállalatunk tevékenykedik, további helyi törvényi előírásoknak kell megfelelnünk az érintettek törléshez való jogával kapcsolatban, és ezen jogszabályok alapján elutasíthatjuk a kérelmét. Az Ön joghatóságában érvényes ezen további követelményekkel kapcsolatos információkért tekintse meg a 3. mellékletet.
• Az Ön törlési kérelme teljesítését csak az alábbi indokok egyike alapján utasíthatjuk el:
  • a véleménynyilvánítási és információszabadság gyakorlása miatt;
  • a jogi követelményeknek való megfelelés vagy a közérdekű feladatok ellátása vagy a közhatalmi jogosítvány gyakorlása miatt;
  • közérdekű, közegészségügyi okokból;
  • archiválási, kutatási vagy statisztikai okokból; vagy
  • jogi igény érvényesítése vagy védelme miatt.

• Ha egy az adatok törlésére irányuló, jogos kérelmet teljesítünk, minden észszerű, gyakorlati lépést megteszünk a vonatkozó adatok Törlésére.

Az adatkezelés korlátozásának joga

• Önnek jogában áll kérelmezni, hogy személyes adatait bizonyos körülmények között korlátozottan kezeljük. Ez azt jelenti, hogy a továbbiakban csak tárolhatjuk az adatait, és nem tudunk további adatkezelési tevékenységeket végezni addig, amíg: (i) az alább felsorolt körülmények egyike meg nem oldódik; (ii) Ön hozzájárulását nem adja; vagy (iii) további adatkezelés nem válik szükségessé jogi követelések meghatározása, gyakorlása vagy védelme, egy másik személy jogainak a védelme, illetve az EU vagy egy tagállama számára fontos közérdek miatt.
• A következő körülmények között jogosult kérelmezni, hogy korlátozottan kezeljük személyes adatait:
  • ha megkérdőjelezi az általunk kezelt, Önre vonatkozó személyes adatok pontosságát. Ebben az esetben a személyes adatok kezelését korlátozottá tesszük arra az időtartamra, amíg az adatok pontossága igazolást nem nyer;
  • ha jogos érdekek alapján tiltakozik személyes adatainak kezelésével szemben. Ez esetben kérheti az adatok korlátozását, amíg meg nem győződünk a személyes adatok kezelésének jogalapjairól;
  • amennyiben törvénytelenül kezeljük az Ön személyes adatait, de a törlésük helyett inkább azt szeretné, ha korlátozottan kezelnénk őket; és
  • ha nekünk többé már nincs szükségünk az Ön személyes adatainak a kezelésére, de Önnek szüksége van az adatokra jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez.

• Ha megosztottuk személyes adatait harmadik felekkel, értesítjük őket a korlátozott kezelésről, kivéve, ha ez nem lehetséges vagy aránytalan erőfeszítést igényel. Természetesen értesítjük Önt, mielőtt bármilyen korlátozást megszüntetnék a személyes adatok kezelésére vonatkozóan.

A helyesbítéshez való jog

• Önnek jogában áll kérelmezni, akár kiegészítő nyilatkozat formájában, hogy helyesbítsünk minden általunk nyilvántartott, Önnel kapcsolatos, pontatlan vagy hiányos személyes adatot. Ha megosztottuk személyes adatait harmadik felekkel, értesítjük őket a helyesbítésről, kivéve, ha ez nem lehetséges, vagy aránytalan erőfeszítést igényel. Ön is kikérheti a harmadik felek adatait, akikkel a pontatlan vagy hiányos személyes adatait közöltük. Amikor észszerűnek véljük, hogy ne teljesítsük kérelmét, elmagyarázzuk a döntésünk okait.

Adathordozhatósághoz való jog

• Ha úgy kívánja, Önnek jogában áll személyes adatait átvinni az egyik adatkezelőtől egy másikhoz. Ténylegesen ez azt jelenti, hogy az általunk Önről nyilvántartott adatokat Ön átviheti egy másik potenciális munkáltatóhoz vagy harmadik félhez. Annak érdekében, hogy ezt megtehesse, adatait általánosan használt, gépileg olvasható formátumban bocsátjuk a rendelkezésére, hogy Ön átvihesse az adatokat egy másik potenciális munkáltatóhoz. Alternatív megoldásként közvetlenül is továbbíthatjuk Önnek az adatokat. Az adatok hordozhatóságához fűződő jogok a következőkre vonatkoznak: (i) az általunk automatikusan (tehát emberi beavatkozás nélkül) kezelt személyes adatok; (ii) az Ön által megadott személyes adatok; és (iii) olyan személyes adatok, amelyeket a hozzájárulása alapján vagy egy szerződés teljesítése érdekében kezeltünk.

Panasztételi jog felügyeleti hatóságnál

• Önnek jogában áll panaszt benyújtani a helyi felügyeleti hatósághoz. A kapcsolatfelvételhez szükséges részleteket a 2. mellékletben találja. 

Ha gyakorolni szeretné ezen jogok bármelyikét, vagy vissza szeretné vonni adatai kezeléséhez adott hozzájárulását (amennyiben az adatok kezelésének jogi alapja a hozzájárulás), a kapcsolatfelvételi adatok az 1. mellékletben találhatók. Kérjük, vegye figyelembe, hogy az üzeneteit megőrizhetjük, hogy ez segítsen megoldani az Ön által felvetett problémákat.

Fontos, hogy az Ön általunk tárolt személyes adatai pontosak és aktuálisak legyenek. Kérjük, tájékoztasson bennünket, ha személyes adatai bármikor megváltoznak azon időszak során, amíg tároljuk őket.

KI FELEL AZ ÖN SZEMÉLYES ADATAINAK KEZELÉSÉÉRT? 

• Az 1. mellékletből megismerheti, hogy melyik Hays-szervezet felel az Ön személyes adatainak kezeléséért.

• Ha bármilyen észrevétele vagy javaslata van a Belső toborzási adatvédelmi szabályzattal kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot az 1. mellékletben található elérhetőségeken. Komolyan vesszük az adatvédelmet, ezért amint lehet, válaszolunk Önnek.

HOGYAN TÁROLJUK ÉS ADJUK ÁT ADATAIT NEMZETKÖZI SZINTEN?

• A Hays globális toborzó – ez teszi lehetővé a számunkra, hogy a ránk jellemző színvonalon kínáljuk szolgáltatásainkat. Annak érdekében, hogy továbbra is így működhessünk, és képesek legyünk teljesíteni a Belső toborzási adatvédelmi szabályzatban leírt célokat, adatait átadhatjuk az Ön joghatóságán kívüli alábbi címzetteknek:
  • Hays-szervezeteken belül és között;

• • egy felhőalapú tárhely szolgáltatójának; és
  • más harmadik feleknek, az alábbi „Kivel osztjuk meg személyes adatait?” című részben írtaknak megfelelően
• Adatai biztonságos tárolását és továbbítását biztosítani szeretnénk. Ezért az Európai Gazdasági Térségen (EGT) (azaz az Európai Unió tagállamain, Norvégián, Izlandon és Liechtensteinen) kívülre csak akkor továbbítunk adatokat, amikor ez megfelel az adatvédelmi jogszabályoknak, és az átvitel módja megfelelő védelmet biztosít az adatai számára, például:
  • olyan adatátviteli megállapodással, amely tartalmazza az Európai Bizottság által alkalmazott aktuális szabványos szerződési pontokat az EGT-n belüli adatkezelők olyan joghatóságok területén található adatkezelők és -feldolgozók részére történő adattovábbítására vonatkozóan, amelyek nem rendelkeznek megfelelő adatvédelmi jogszabályokkal;
  • személyes adatok az Európai Unióban található szervezetektől az Amerikai Egyesült Államokban található szervezetek részére történő továbbítására vonatkozóan az EU-USA adatvédelmi pajzs keretrendszer alkalmazásával, vagy ezzel egyenértékű megállapodás alkalmazásával más joghatóságok esetében;
  • az adatok olyan országba továbbításával, ahol az Európai Bizottság megállapítása szerint megfelelő jogszabályi védelem biztosított az adatok számára;
  • ha egy magunk és egy harmadik fél közötti szerződés megkötéséhez vagy teljesítéséhez szükséges, és az átvitel a szerződés tekintetében az Ön érdekeit szolgálja (például ha az adatait egy az EGT-n kívüli cafeteriaszolgáltató részére kell továbbítanunk); vagy
  • ha Ön hozzájárult az adatátvitelhez.

• Annak érdekében, hogy személyes adatai megfelelő szintű védelemben részesülhessenek, megfelelő eljárásokat vezettünk be a harmadik feleket illetően, akikkel megosztjuk az Ön személyes adatait, és ezek révén biztosítjuk, hogy személyes adatait e harmadik felek az adatvédelemről szóló jogszabályok betartásával, azokkal összhangban kezeljék.

AZ ADATOK ÁLTALUNK VÉGZETT KEZELÉSÉNEK JOGI ALAPJAI

Személyes adatainak jogszerű kezelésére számos különböző mód létezik. Ezeket az alábbiakban ismertetjük.

Azon esetekben, amikor jogos érdekünk fűződik az Ön személyes adatainak kezeléséhez

• Itt a GDPR 6. cikke (1) bekezdésének (f) pontja az irányadó – ezen pont szerint kezelhetjük az Ön adatait, ha „az adatkezelés a [mi] vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az [Ön] olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé”.
• A következőkben egy nem teljes körű listában felsorolunk olyan adatkezelési tevékenységeket, amelyek elvégzése a Toborzási folyamat sikeres lebonyolítása céljából jogos érdekünkben áll:
  • az Ön alkalmasságának megítélése egy a Haysnél betöltendő pozícióra;
  • az Ön tájékoztatása az álláspályázatának eredményéről;
  • belső adminisztrációs célok;
  • megfelelő háttérellenőrzések elvégzése; és
  • jogi követelések előterjesztése, érvényesítése, illetve védelme.
• Személyes adatai saját jogos érdekünkből történő kezelésére további példákat talál fent, „A Toborzási folyamat zökkenőmentes működésének biztosítása” című fejezetben található, nem teljes körű listában.

Azon esetekben, amikor a személyes adatok kezelése a jogi kötelezettségeink teljesítéséhez szükséges

• A Toborzási folyamataink keretében Önnel szemben fennálló kötelezettségeink mellett más jogi kötelezettségek is vannak, amelyeknek meg kell felelnünk. A GDPR 6. cikk (1) bekezdésének (c) pontja kimondja, hogy kezelhetjük személyes adatait, amennyiben az adatkezelés „a [ránk] vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges”.
• Jogi kötelezettségeinkre további példák találhatók fent, „A Toborzási folyamat zökkenőmentes működésének biztosítása” című fejezetben található, nem teljes körű listában.

Azon esetekben, amikor az Ön Érzékeny Személyes Adatainak kezelése szükséges ahhoz, hogy jogainkat gyakorolhassuk, vagy hogy munkaadói és társadalombiztosítási kötelezettségeinket teljesíthessük

• Esetenként a Toborzási folyamat során szükségessé válik számunkra az Ön Érzékeny Személyes Adatainak kezelése. A GDPR 9. cikk (2) bekezdésének (b) pontja engedélyezi ezt számunkra, amennyiben az adatkezelés „az [Ön vagy a mi]... a foglalkoztatást, valamint a szociális biztonságot és szociális védelmet szabályozó jogi előírásokból fakadó kötelezettségei teljesítése és konkrét jogai gyakorlása érdekében szükséges”, amennyiben ezt a törvény megengedi.
• Az Ön Érzékeny Személyes Adatait azért kezeljük, hogy a helyi jogszabályoknak megfelelően teljesíthessük esélyegyenlőségi kötelezettségeinket, de más okokból egyéb Érzékeny Személyes Adatait is kezelhetjük a Toborzási folyamat során. Arról, hogy Érzékeny Személyes Adatait a Toborzási folyamat keretében hogyan kezeljük, „A Toborzási folyamat zökkenőmentes működésének biztosítása” című fejezetben található, nem teljes listából tájékozódhat.
• Adott esetben és a helyi törvényeknek és követelményeknek megfelelően egészségügyi adatait is kezelhetjük, hogy megfelelő támogatást tudjunk nyújtani Önnek, ha Ön valamilyen betegségben vagy fogyatékosságban szenved, és hogy az interjú során alkalmazott vagy egyéb Toborzási folyamatokat képesek legyünk észszerűen átalakítani az Ön számára. Erről itt tudhat meg többet.
• Kérjük, ne feledje, hogy bizonyos joghatóságokban, ahol vállalatunk tevékenykedik, további szabályok vonatkozhatnak arra, ahogyan az Ön Érzékeny Személyes Adatait kezeljük. Az Ön joghatóságában érvényes ezen további követelményekkel kapcsolatos információkért tekintse meg a 3. mellékletet.

Azon esetekben, amikor a személyes adatok kezelésére jogi követelések előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez van szükségünk

• Esetenként jogi igények érvényesítésével vagy védelmével kapcsolatban szükségessé válhat számunkra személyes adatok és Érzékeny Személyes Adatok kezelése. A GDPR 9. cikk (2) bekezdésének (f) pontja megengedi ezt, ha az adatkezelés „jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez szükséges, vagy amikor a bíróságok igazságszolgáltatási feladatkörükben járnak el”.
• Ez például akkor merülhet fel, ha bírósági eljárással kapcsolatos jogi tanácsadásra van szükségünk, vagy a törvény a jogi eljárás során előírja bizonyos információk megőrzését vagy továbbadását.

Azon esetekben, amikor Ön hozzájárul a személyes adatai kezeléséhez

• Nagyon korlátozott esetekben kötelesek vagyunk megszerezni az Ön beleegyezéses hozzájárulását, mielőtt személyes adatain bizonyos kezelési műveleteket elvégezhetnénk. A GDPR 4. cikkének (11) bekezdése kimondja, hogy a beleegyezéses hozzájárulás „az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez”. Egyszerűen megfogalmazva ez azt jelenti, hogy:
  • szabad akaratából kell hozzájárulását megadnia anélkül, hogy mi bármilyen típusú nyomást helyeznénk Önre;
  • tisztában kell lennie azzal, hogy mihez járul hozzá – ezért gondoskodunk arról, hogy elegendő információt biztosítsunk az Ön számára;
  • egyszerre csak egy kezelési tevékenységhez kérhetjük ki az Ön hozzájárulását – ezért a hozzájárulásokat nem foglaljuk „csomagba”, mert úgy Ön végül már nem tudná, pontosan mihez is járul hozzá; és
  • félreérthetetlenül megerősítő cselekedet útján kell hozzájárulását biztosítania a részünkre – valószínűleg egy jelölőnégyzetet biztosítunk az Ön számára, amelyet be kell jelölnie ahhoz, hogy ez a követelmény világos és egyértelmű formában teljesüljön.
• Ahogy és amikor az Ön hozzájárulását igénylő kezelési tevékenységeket bevezetjük, további információt biztosítunk Önnek annak érdekében, hogy eldönthesse, kívánja-e biztosítani a hozzájárulását.
• Kérjük, ne feledje, hogy bizonyos joghatóságokban, ahol vállalatunk tevékenykedik, további helyi törvényi előírásoknak kell megfelelnünk a hozzájárulása beszerzésével kapcsolatban. Az Ön joghatóságában érvényes ezen további követelményekkel kapcsolatos információkért tekintse meg a 3. mellékletet. 
• Önnek jogában áll visszavonni az ezen tevékenységekre adott hozzájárulását. Ezt bármikor megteheti; az erre vonatkozó részletek a „Hozzájárulás visszavonásához való jog” című fejezetben találhatók. 

Nem gondoljuk, hogy a fenti tevékenységek bármelyike hátrányosan befolyásolhatná Önt. Önnek azonban bizonyos körülmények között joga van kifogást emelni személyes adatainak kezelése ellen. Haszeretne többet megtudni ezekről a körülményekről, és hogy hogyan emelhet kifogást az általunk végzett adatkezelés ellen, kérjük, tekintse meg a Tiltakozáshoz való jog című alfejezetet.

1. MELLÉKLET – ÍGY LÉPHET KAPCSOLATBA VELÜNK

2. MELLÉKLET – ÍGY LÉPHET KAPCSOLATBA A HELYI FELÜGYELETI HATÓSÁGGAL

3. MELLÉKLET – BELSŐ TOBORZÁSI ADATVÉDELMI SZABÁLYZATUNK ORSZÁGSPECIFIKUS VÁLTOZATAI