A munkaidő beosztása szinte mindenkinek kihívást okoz. Sokszor egy alaposan átgondolt teendő lista ellenére is megcsúszunk a feladatainkkal és azzal szembesülünk, hogy a hét vagy hónap végére még mindig vannak befejezetlen teendőink. Ez nem csak túlórázást, hanem extra stresszt is okoz hosszabb távon.

Szóval, hogyan kezeljük hatékonyan a munkaidőnket? 

Reggel, miután felébredtünk, általában azt tervezzük, hogy aznap minden határidős feladatunkat elvégezzük, sőt  munka után elmegyünk edzeni vagy találkozunk a barátainkkal, esetleg készítünk egy finom vacsorát a családunknak, de ez nem mindig jön össze. Néha már reggel elcsúszunk az időnkkel rajtunk kívül álló okok miatt. Késik a busz, dugó van a városban, nem találunk parkolóhelyet- ezek és ezekhez hasonló helyzetek miatt elkéshetünk és már borul is a nap. Amikor végre beérünk az irodába, elkezdjük az emailjeinket végig olvasni, de ekkor egy kollégánk behív minket egy ,,rövid” megbeszélésre, ami végül egészen ebédig eltart. Az előzetesen összeírt teendőlista így aznap sem valósul meg és már előre látjuk, hogy mennyit kell majd túlórázni a héten, ahhoz, hogy a feladatainkat elvégezzük. Ismerős?

A jó hír, hogy vannak módszerek a látszólag elvesztett munkaidő visszaszerzésére.

1.    Figyelje meg mivel tölti el a munkaidejét

Ha javítani szeretne az időgazdálkodásán, akkor az első lépés, hogy megfigyeli hogyan tölt el egy átlagos munkanapot. Írja fel, hogy mikor milyen tevékenységeket végzett és a nap végén nézze át ezt a listát. Ha szemléletesebbé szeretné tenni, akkor készítsen belőle egy kördiagramot, hogy lássa melyik tevékenység mekkora hányadban tölti ki az idejét. Egy ilyen ellenőrzés során meghatározható, hogy mekkora idejét tölti az állandó feladatok elvégzésére, mekkorát az aktuális projektekre és mekkorát az ad-hoc dolgokra. Ezáltal meghatározhatja, hogy mik azok az állandó feladatok amik automatizálhatók, ezzel is időt nyerve a fontosabb munkákhoz.

2.    Készítsen napi ütemtervet

Tervezze meg előző nap, hogy másnap milyen feladatokat fog elvégezni és ezekhez mennyi idő szükséges. Érdemes akár a saját naptárunkban is lefoglalni ezekre egy idősávot és ezzel biztosítani, hogy akkor tényleg csak ezekkel foglalkozunk.

3.    Priorizáljon

A napi ütemterv elkészítésekor elengedhetetlen a feladatok fontossági sorrendbe állítása. Válassza ki a 3 legfontosabb feladatot és azokkal kezdje a napot. Sajnos gyakran a fontos feladatok helyett a sürgős feladatokra koncentrálunk ezáltal elveszünk a teendők erdejében.
A tervezett tevékenységek rangsorolására jó eszköz az úgynevezett Eisenhower-mátrix. A mátrix négy részre oszlik, és a feladatokat a következőképpen írja le:
Fontos és sürgős – lejárt határidős és kritikus feladatok, amelyek, ha nem készülnek el annak következményei lehetnek. Ezeket a lehető leghamarabb el kell végezni.
Fontos, de nem sürgős hosszú távú tevékenységek, amelyek a fejlesztési stratégia részét képezik. A legtöbb munkaidőt az ilyen jellegű feladatoknak kell elfoglalniuk.
Sürgős, de nem fontos - triviális vagy nem tervezett dolgok mások számára. Ezeket minimalizálni kell, át kell ruházni vagy akár meg is kell szüntetni.
Nem fontos - alacsony értékű tevékenységek, amelyek pazarolják az időt. Ezeket minden áron meg kell szüntetni.

4.    Csoportosítsa a hasonló feladatokat

Hatékonyabban tudunk dolgozni, ha a hasonló feladatokat egy blokkban csináljuk meg. Határozzuk meg előre az időt, hogy ezeket mikor végezzük el és addig ne kezdjünk bele valami másba, ameddig ezekkel nem végeztünk. Érdemes az emailek olvasását is egy feladat csoportként kezelni, mert ha folyamatosan nézzük azokat, az elvonja a figyelmünket a feladatokról.

5.    Kerülje a multitaskingot

Bár sokan előnynek tartják a multitaskingot mint készséget, paradox módon azonban ez rontja a hatékony időgazdálkodást. Egyszerre csak egy feladatra fókuszáljunk és ha azzal végeztünk, csak akkor kezdjünk bele a következőbe.

6.    Tartson szünetet

Az egyes feladatok elvégzése után tartson szünetet! Beszélgessen a kollégáival vagy igyon egy kávét. Az ilyen szünetek energiával töltenek fel és növelik a hatékonyságunkat.

7.    Tanuljon meg nemet mondani

Sosem lesz igazán hatékony, amíg nem tanul meg nemet mondani. Amikor egy fontos feladaton dolgozik ne féljen visszautasítani mások kéréseit. Ahelyett, hogy sok olyan feladatot hajtana végre, amelyek alacsony értéket képviselnek, végezzen el kevesebb, de mérhető eredményekkel bíró teendőt. Ha mégsem tud nemet mondani, akkor adjon egy határidőt, amikorra meg tudja csinálni az adott kérést vagy ha szükséges, delegálja a feladatot másnak.

8.    Tartson rendet

A számítógépen lévő dokumentumok és mappák rendetlensége nemcsak bosszantóvá teszi a keresést, hanem az időt is pazarolja. Ezért érdemes kidolgozni egy rendszert a dokumentumok, fájlok és emailek tárolására. Hozzon létre megfelelő mappákat és rendezze leveleit! Törölje az összes felesleges hírlevél feliratkozást és a régi, elavult fájlverziókat!

9.    Zárja ki a zavaró tényezőket

A közösségi média, az internetezés és a telefonos értesítések olyan tényezők, amelyek elvonhatják a figyelmet a feladatoktól. Rendkívül fontos, hogy minimalizáljuk a koncentrációra negatív ható tényezőket . Csukja be az ajtót, vagy hallgasson fókuszálást segítő zenét, hogy elszigetelje magát a környezettől. Zárja be az összes fület a böngészőben, kivéve azokat, amelyek a végrehajtandó feladattal kapcsolatosak. Kapcsolja ki a mobilja értesítéseit, és hagyja a magánbeszélgetéseket ebéd időre. Kezdje kis lépésekkel - azonosítsa a két legnagyobb zavaró tényezőt, és összpontosítson arra, hogy két héten át kizárja azokat.

A fenti tippek alkalmazása segíti a munkaidő kezelését. Ezeknek köszönhetően nemcsak hatékonyabban tud dolgozni, hanem csökkenthető a felesleges feladatokra fordított idő is. A pozitív hatás nemcsak az egyéni eredményeket érinti, hanem a magánélet és a szakmai élet egyensúlyát is.