A virtuális vagy távoli csapatok fogalma nem új jelenség. A technológia, a globalizáció, a szervezeti struktúrák és a munkamódszerek fejlődése azonban azt jelentette, hogy ez a megközelítés jelentősen megnőtt az elmúlt néhány évben.

A virtuális csoportokon belüli munka és a távolról történő menedzsment eltérő megközelítést igényel, mint a veled egy szobában lévő emberek kezelése. Új kommunikációs módszertant és technikákat igényel, hogy a lehető legjobban ki lehessen aknázni egymás tudását, ahhoz, hogy javuljon a szervezeti és személyes teljesítmény.

Időnként akadályokat teremthet a kommunikáció, az együttműködés, a kapcsolatépítés és a tudás megosztásában a csapaton belül, ha nincs az alkalmazottja Ön előtt. Azonban egy virtuális, távoli csapat is működhet jól, csak be kell tartani az alábbi szabályokat.

1. Világos kommunikációs stratégia

A távoli munkavállalók irányításakor fontos, hogy határozza meg a legjobb kommunikációs eszközöket, és tartsa fenn a kommunikációt. A rendszeres beszélgetések lehetővé teszik a közös célokért való együttműködést, miközben felszínre hozzák azon készségeket, amelyekkel az egyes csapattagok hozzájárulnak a célok eléréséhez. Ez erősíti a csapatszellem és az egység érzetét.

Az e-mail nagyszerű módszer lehet üzenet átadására bizonyos esetekben, például amikor dokumentumokat oszt meg munkatársaival. Ezenkívül előfordulhat, hogy a csapat egy része különböző időzónákban dolgozik, így a telefonos hívást nehéz összeegyeztetni.

A folyamatos e-mailezésnek azonban az a veszélye egy nagyobb projekt során, hogy egy idő után nehéz beszélgetéseket nyomon követni, és így az emberek elveszítik a közös célt.

Erre jó megoldást nyújt a rendszeres konferenciabeszélgetés. Ilyen módon hatékony, valós idejű beszélgetést lehet folytatni, egyértelmű és egységes célkitűzéssel. Előzetesen küldjön egy listát a beszélgetés pontjairól, és ösztönözze a hívásban résztvevőket, hogy egészítsék ki azt, hogy ne maradjon ki semmi. Adjon egy lehetőséget minden résztvevőnek, hogy elmondja hogyan halad a feladataival, milyen kihívásokkal szembesül és milyen sikereket ért el.

2. Távollétek minimalizálása

Próbálja meg elkerülni a konferenciahívásokról való távollétet - mivel ezek a hívások egyenértékűek a csapat meetingekkel. Ha bonyolultnak találja, hogy mindenki számára megfelelő időpontot találjon, használjon automatizált ütemezési asszisztenst - az e-mail naptár szoftvere mellékelhet egyet, vagy alternatívaként próbálja ki a Doodle alkalmazást. A konferenciahívások ütemezésekor vegye figyelembe az időbeli különbségeket, és tartsa a hívásokat a lehető legközelebb a szokásos munkaidőhöz.

3. Javítani kell a kommunikációt

Irodai környezetben a csapat tagjai nagyszerű lehetőségeket találnak professzionális és személyes kapcsolatépítésre egyaránt - függetlenül attól, hogy munkával kapcsolatos ötleteket osztanak meg az íróasztalon keresztül, vagy csak megbeszélik a hétvégéjüket, amíg felérnek a lifttel az irodába. Az alkalmazottak ilyen jellegű interakciói elősegíthetik a munkakapcsolatokat és megnyithatják a munkával kapcsolatos kommunikáció vonalait. Sőt, segítenek összehozni a csapattagokat.

Természetesen ez nagyon bonyolult dolog mondjuk, amikor az egyik csapattag Szingapúrban, egy másik az Egyesült Királyságban és további hat Amerikában van. A konferenciahívások lehetőséget kínálnak a beszélgetések ösztönzésére és a kapcsolatok kiépítésére.

4. Ösztönözze a tudásmegosztást

Vegye figyelembe a csapat különböző erősségeit és képességeit, és ösztönözze a tudásmegosztást! Csak azért, mert nem mind ugyanabban a helyiségben vannak, nem azt jelenti, hogy az egyik alkalmazottja sem készíthet webináriumot, podcastot vagy PDF-t a szakterületéről. Ez elősegíti a csapat egyesítését, és arra ösztönzi őket, hogy értékeljék egymás tudását és célját

5. Legyen érzékeny másokra

Egy személyes megbeszélésen megfigyelheti az emberek testbeszédét és arckifejezését a hangulat felmérése érdekében, ami segít azonosítani és eloszlatni a csoport tagjai közötti esetleges konfliktusokat, feszültségeket vagy kérdéseket. Ez olyasmi, ami egy telefonhívás során nem lehetséges - tehát amikor csak lehet, inkább a videohívást válassza (pl Skype).

Összegezve: a távoli munkaerő hatékony együttműködése és egyesítése elsősorban a tudatosság függvénye. Mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy bár az emberek fizikailag nem egy térben vannak, mégis minél személyesebb kapcsolat alakuljon ki velük, közöttük.